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集群式住宅住戶組成多元化，在民主思維下，社區的管理必須法制化，因此區分所有權人會議自然為集群式住宅管理的最高原則；但一年一度的區分所有權人會議，到底該如何召開，則是會議召集人和管理服務人該具備的基本概念和技術；否則大費周章開會，卻淪為住戶與住戶間或住戶與管理委員會間的「口水戰」，使會議「會而無議」、「議而不決」、「決而不行」，浪費了社區資源與全體住戶時間事小，擱置社區重大事務延宕不決事大。因此，無論管理委員會或管理服務人，均應深刻體認區分所有權人會議召開的合法性、公平性與成效。
法源依據是區分所有權人會議召開的圭臬，區分所有權人會議的召開須依公寓大廈管理條例（以下簡稱本條例）為之，否則會議衍生的「社區規約」、「管理委員會組織」等，將無法順利向主管機關報備核准，連帶使社區管理工作無法合法遂行，影響深邃不可輕忽。本文就法令依據、實務特性等，說明區分所有權人會議召開的幾項原則，這些原則必須遵守，方能確認區分所有權人會議的合法性。
第一章：會議召集
壹、會議期程與成員：
公寓大廈建築物所有權登記之區分所有權人達半數以上及其區分所有權比例合計半數以上時，起造人應於三個月內召集區分所有權人召開區分所有權人會議，成立管理委員會或推選管理負責人，並向直轄市、縣（市）主管機關報備。（本條例第28條第1項）。區分所有權人會議想當然耳，成員須由全體區分所有權人組成（本條例第25條第1項）。但並非每位區分所有權人都能按時與會，為使會議順利召開，區分所有權人得以書面委託配偶、有行為能力之直系血親、其他區分所有權人或承租人代理出席（本條例第27條第3項）。
曾有社區因管理委員會任期為二年一任，故主張區分所有權人會議二年召開一次，但社區事務煩瑣，攸關全體住戶權益，況且法令規範，區分所有權人會議定期會議，每年至少應召開一次（本條例第25條第1項），故定期區分所有權人會議仍須依本條例規範，每年至少召開一次。然而如遇社區重大事故，得由管理委員會（管理負責人）請求召開臨時會議，但因「重大事故」並無明顯界定，為考量公平與公正原則，經區分所有權人五分之一以上及其區分所有權比例合計五分之一以上，以書面載明召集之目的及理由亦可請求召集人召開臨時會。（本條例第25條第2項）
其次，為符合比例原則，各專有部分之區分所有權人有一表決權。數人共有一專有部分者，該表決權應推由一人行使（本條例第27條第1項）。而任一區分所有權人之區分所有權占全部區分所有權五分之一以上者，或任一區分所有權人所有之專有部分之個數超過全部專有部分個數總合之五分之一以上者，其超過部分不予計算（本條例第27條第2項）。同理，受委託人於受託之區分所有權占全部區分所有權五分之一以上者，或以單一區分所有權計算之人數超過區分所有權人數五分之一者，其超過部分亦不予計算（本條例第27條第3項）。因此，倘若為200戶的集群式住宅，任一區分所有權人或受委託人，最多僅能握有40戶之區分所有權或受委託權，超過部份均不予計算。
貳、召集人資格：
一、新交屋、管理組織首次運作：公寓大廈建築物所有權登記之區分所有權人達半數以上，及其區分所有權比例合計半數以上時，起造人應於三個月內召集區分所有權人召開區分所有權人會議，成立管理委員會或推選管理負責人，並向直轄市、縣（市）主管機關報備（本條例第28條第1項）。
二、已成立管理委員會：由管理負責人、管理委員會主任委員或管理委員為召集人，惟該召集人須具區分所有權人身分，前述人員喪失區分所有權人資格日起，視同解任。（本條例第25條第3項）
三、無管理負責人或管理委員會，或無區分所有權人擔任管理負責人、主任委員或管理委員時：由區分所有權人互推一人為召集人；召集人任期依區分所有權人會議或依規約規定，任期一至二年，連選得連任一次（為配合管理委員任期）。但區分所有權人會議或規約未規定者，任期一年，連選得連任一次（本條例第25條第3項）。
備註：實務上，若主任委員未具有區分所有權人身分，得由具區分所有權人資格之管理委員為會議召集人，俟完成報到手續，會議得以召開時，由主任委員擔任會議主席。
叁、會議通知：（本條例第30條）
一、定期會議：應由召集人於開會前十日以書面載明開會內容，通知各區分所有權人。
二、臨時會議：得以公告為之；公告期間不得少於二日。
三、管理委員之選任事項，應在前項開會通知中載明並公告之，不得以臨時動議提出。
四、會議通知單送達時，可隨附「授權委託書」、「議題提案單」，並載明會議議程、與會人資格、提案單擲回日期…等，但為撙節會議時間，提案若為管理委員會即可決議之事項，僅提列會中報告，不列為議題。【範例一〜三】
第二章：行政準備
壹、會前準備：
一、區分所有權人會議籌備會應提前兩個月，由召集人召集管理委員召開，會中應決議事項如后：
（一）會議時間、地點、議程及議題產生方式。
（二）桌椅、投影機具、音響設備、茶水…等行政事務準備情形。
（三）是否發放出席車馬費？發放方式（現金、禮券…等）？是否供應餐點？…等週邊事宜確認。
（四）若發放與會者車馬費等出席給予，應確認報到結算時間，並公示於會議通知單及公告。
二、會議通知送達：依管理委員會決議投遞信箱或採郵寄方式送達（未入住之區分所有權人及租賃戶，則以郵寄送達該區分所有權人為宜）。
三、繕製區分所有權人報到名冊【範例四】，各區分所有權人、地址及區分所有權比例均須符實，務必嚴密詳察避免失誤。
四、以書面紙（視會場空間規劃及視線所及決定篇幅大小）製作議程表、票數統計暨當選委員紀錄表及議事規則【範例五〜八】，張貼於會場明顯處，以利會議進行及選舉管理委員開票作業。
五、選票繕製，務必與名冊所載相同，若為分區分棟選舉時，選票應以顏色區分區域或棟別；投票箱以能分區分棟設置為宜（投票箱標示顏色應與選票顏色相同）。選票須加蓋社區管理委員會銜章（可加蓋「防偽章」註，避免複製），選票不可多印，印製後請監察委員審核張數後密封保存，報到當天請監察委員拆封，確認張數無誤後，於報到同時交付報到人。
